Was du brauchst
Für eine E-Rechnung nach EN 16931 brauchst du mindestens: Rechnungsnummer und -datum, Leistungsdatum, Käuferreferenz, Absender mit Anschrift und USt-IdNr. oder Steuernummer sowie E-Mail, Empfängeranschrift, mindestens eine Position mit Menge, Einheit, Preis und Steuerfall sowie IBAN und Fälligkeit oder Zahlungsbedingungen.
Bei Rechnungen an Behörden gehört die Leitweg-ID in die Käuferreferenz. Bei anderen Empfängern reicht eine klare Referenz, etwa eine Bestell- oder Projektnummer.
Optional sind Logo und Markenfarbe. Sie erscheinen in der Vorschau und im sichtbaren PDF, ändern aber nichts am strukturierten XML.
Ablauf im Werkzeug
Alles steht auf einer Seite: links die Angaben, rechts der Beleg. Jede Änderung erscheint sofort in der Vorschau. Herunterladen geht erst, wenn Pflichtfelder und Formate stimmen.
Unter Leistungen kannst du zu jeder Bezeichnung eine mehrzeilige Beschreibung ergänzen. Die Beschreibung landet im XML als Produktbeschreibung und bleibt in Vorschau, Druck und PDF erhalten.
Als Ergebnis bekommst du die E-Rechnung als strukturierte Datei (XRechnung-XML) und optional die lesbare ZUGFeRD-PDF mit demselben XML darin.
Welche Datei du weitergibst
Öffentliche Auftraggeber erwarten oft reines XRechnung-XML. Viele Unternehmen wollen zusätzlich eine lesbare PDF und nutzen ZUGFeRD.
Beide Formate können denselben Inhalt tragen. Entscheidend ist das strukturierte XML. Eine einfache PDF ohne eingebettetes XML ist seit 2025 keine E-Rechnung.
Privat im Browser
Nummer, Beträge und Positionen entstehen auf deinem Gerät. Es gibt kein Konto und keinen Upload der Rechnungsdaten an einen Server von E-RechnungDigital.
Aufbewahren, meist über Jahre, bleibt deine Aufgabe. Ob der Empfänger die Datei annimmt, hängt von seinem Portal oder seiner Software ab.
Häufige Fragen
Kostet das Erstellen etwas?
Nein. E-RechnungDigital erzeugt XRechnung und ZUGFeRD im Browser ohne Konto und ohne Abo.
Reicht eine normale PDF?
Nein. Eine E-Rechnung braucht strukturierte, maschinenlesbare Daten. Eine einfache PDF gilt als sonstige Rechnung.
Wann kann ich herunterladen?
Sobald Pflichtfelder und Formatprüfungen gültig sind. Offene Felder werden markiert, bevor der Export startet.