GRUNDLAGE
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Dieses Format muss die elektronische Verarbeitung ermöglichen und grundsätzlich der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein.
Strukturiertes XML, direkt maschinenlesbar.
PDF/A-3 mit eingebettetem strukturiertem XML.
Menschenlesbar, aber ohne strukturierte Rechnungsdaten.
FRISTEN
Der Zeitplan von 2025 bis 2028
Empfang wird notwendig
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. Für die Ausstellung dürfen bis Ende 2026 noch alle Unternehmen die allgemeine Übergangsregel nutzen.
Umsatzgrenze von 800.000 Euro
Für Umsätze 2027 bleibt die Übergangsregel nur, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Größere Aussteller müssen grundsätzlich E-Rechnungen verwenden. Ein nicht normgerechtes EDI-Verfahren darf mit Zustimmung noch bis Ende 2027 weiterlaufen.
Übergangsfristen enden
Bei betroffenen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung dann der Regelfall – unabhängig von der Umsatzhöhe. Dauerhafte gesetzliche Ausnahmen gelten weiterhin.
GELTUNGSBEREICH
Wer ist von der Pflicht betroffen?
Die Pflicht betrifft grundsätzlich Leistungen eines inländischen Unternehmers an einen anderen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen. Als inländisch gilt, wer hier Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte hat. Auch Freiberufler, Vermieter, Ärzte, Vereine mit unternehmerischem Bereich und Kleinunternehmer gelten grundsätzlich als Unternehmer.
Entscheidend ist der konkrete Umsatz. Rechnungen an private Endverbraucher sind nicht Teil der B2B-E-Rechnungspflicht. Für Rechnungen an Behörden können zusätzlich die Regeln des öffentlichen Auftragswesens gelten, etwa XRechnung und Leitweg-ID.
AUSNAHMEN
Wann keine E-Rechnung vorgeschrieben ist
- Rechnungen an private Endverbraucher (B2C)
- Viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten
- Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG
- Bestimmte Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind
Sie sind von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können.
FORMATE
XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format und besonders im Austausch mit Behörden verbreitet. ZUGFeRD kombiniert eine menschenlesbare PDF mit einem eingebetteten XML. Für die gesetzliche E-Rechnung muss das verwendete Profil die vollständigen strukturierten Rechnungsdaten nach EN 16931 enthalten. Bei ZUGFeRD sind dafür etwa die Profile EN 16931 und XRECHNUNG geeignet; reine Sicht- oder Minimalprofile reichen nicht.
Bei einem hybriden Format ist der strukturierte Teil maßgeblich. Weichen PDF und XML voneinander ab, sind die XML-Daten für die umsatzsteuerliche Beurteilung entscheidend.
PRAXIS
Empfangen und versenden
Das Gesetz schreibt keinen einzelnen Übermittlungsweg vor. Möglich sind zum Beispiel E-Mail, ein Download-Portal, eine elektronische Schnittstelle, EDI oder ein gemeinsam genutzter Speicherort. Welcher Weg verwendet wird, stimmen die Geschäftspartner miteinander ab.
Für die Empfangsbereitschaft reicht laut Bundesfinanzministerium bereits ein E-Mail-Postfach. Der Empfänger muss die Daten nicht zwingend automatisiert weiterverarbeiten, aber er muss den strukturierten Teil aufbewahren können.
ARCHIV
Acht Jahre im Originalformat aufbewahren
Ein- und ausgehende Rechnungen sind umsatzsteuerlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte XML-Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. E-RechnungDigital ist kein Archiv: Nach dem Download liegt die Aufbewahrung bei dir.
JETZT VORBEREITEN
Was du vor 2027 erledigen solltest
- E-Mail-Postfach oder Schnittstelle für den Empfang festlegen.
- Entscheiden, ob XRechnung, ZUGFeRD oder beide Formate gebraucht werden.
- Pflichtfelder und Käuferreferenzen im Rechnungsprozess erfassen.
- Eine unveränderbare Aufbewahrung des strukturierten XML organisieren.
- Rechnungsversand mit wichtigen Kunden und Behörden testen.
FAQ
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Für Umsätze im Jahr 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr können die Umsatzgrenzen-Ausnahme nicht nutzen. Bei inländischen B2B-Umsätzen ist dann grundsätzlich eine E-Rechnung auszustellen, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.
Was gilt für Unternehmen bis 800.000 Euro Umsatz?
Betrug der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro, darf er für Umsätze im Jahr 2027 noch Papier oder mit Zustimmung des Empfängers ein anderes elektronisches Format verwenden. Diese Übergangsregel endet am 31. Dezember 2027.
Ist eine normale PDF eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 muss eine E-Rechnung strukturierte Daten enthalten und elektronisch verarbeitbar sein. Ein einfaches PDF gilt als sonstige Rechnung. ZUGFeRD kann dagegen eine E-Rechnung sein, weil die PDF ein strukturiertes XML enthält.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Sie müssen seit 1. Januar 2025 aber E-Rechnungen empfangen können.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Umsatzsteuerlich sind ein- und ausgehende Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
QUELLEN
Offizielle Grundlagen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregelungen
- Bundesfinanzministerium – FAQ zur E-Rechnung
Stand: 20. Oktober 2026. Diese Seite erklärt die allgemeine Rechtslage und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung für deinen Einzelfall.