Kurz verglichen
XRechnung: strukturiertes XML, typisch für Behörden und Portale, die Maschinenlesbarkeit erwarten.
ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebettetem XML, gut wenn Menschen die Datei öffnen und gleichzeitig Software die Daten lesen soll.
Eine einfache PDF ohne XML ist in beiden Fällen keine E-Rechnung.
Wie du dich entscheidest
Steht in der Vorgabe „XRechnung“ oder „XML“, nimm die E-Rechnung als XML.
Will der Empfänger eine lesbare Datei und akzeptiert ZUGFeRD bzw. Factur-X, nimm die PDF.
Im Zweifel beides mitnehmen: denselben Inhalt einmal als XML, einmal als ZUGFeRD.
Im Werkzeug
E-RechnungDigital erzeugt denselben CII-Kern für beide Downloads. Du wechselst nicht das inhaltliche Formular, sondern nur die Ausgabe.
Häufige Fragen
Muss ich mich festlegen?
Oft nein. Viele verschicken je nach Empfänger XML oder ZUGFeRD. Der strukturierte Inhalt kann derselbe sein.
Welches Format ist gesetzlich vorgeschrieben?
Vorgeschrieben ist eine strukturierte E-Rechnung nach den Regeln des UStG und EN 16931 – nicht ein bestimmtes Dateiendungsmarketing.